QuickBooks Nedir? Farklı Sürümleri ve Kullanımı

Her işletme için titiz finans yönetimi, kârlılığı koruma açısından kritik önem taşır. QuickBooks, küçük işletme sahiplerinin gelir ve gider takibinden bordro vergilerini hesaplamaya kadar pek çok finansal işi yönetmesini sağlayan bir muhasebe yazılımıdır. İster şahıs şirketi sahibi, ister köklü bir girişimci olun, QuickBooks işletmenizi daha verimli ve finansal açıdan daha net biçimde yönetmenize katkı sağlayabilir.

QuickBooks nedir?

QuickBooks, Intuit tarafından geliştirilen ve pazarlanan bir işletme muhasebe yazılımıdır. QuickBooks ürünleri ağırlıklı olarak küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik olup hem şirket içi kurulum hem de bulut tabanlı muhasebe seçenekleri sunar. Muhasebe yazılımı gelir ve gider takibi, müşterilere fatura kesme, bordro muhasebesi gibi birçok işi otomatikleştirir.

QuickBooks işletmelere şu avantajları sunar:

• Otomatik veri girişi ve banka mutabakatı
• Finansal kayıtlarda manuel işlem yükünü ve insan hatası riskini azaltma
• Gerçek zamanlı veriler ve finansal sağlık raporlarıyla daha net bir finans görünümü
• Düzenli finansal kayıtlar ve otomatik vergi sınıflandırması sayesinde daha kolay vergi hazırlığı süreci
• Müşteri faturaları, gider takibi ve ödeme işleme araçlarıyla güçlenen nakit akışı yönetimi

QuickBooks nasıl çalışır?

• Faturalama
• Borç takibi
• Bordro yönetimi
• Gider yönetimi
• Finansal raporlama ve bütçeleme
• Satış ve satış vergisi yönetimi

QuickBooks, işletmelerin finansal işlemlerini sisteme girip sınıflandırmasına imkân tanır. İşletme banka hesabınıza ve kredi kartı hesaplarınıza bağlanarak işlemleri otomatik olarak içe aktarır. Bulut tabanlı sürümlerde tam işlevsellik için internet bağlantısı gerekse de mobil uygulamadaki bazı özellikler çevrimdışı da çalışabilir.

Faturalama

İşletmeler QuickBooks ile fatura oluşturabilir, gönderebilir ve takip edebilir. Fatura şablonlarını logonuz ve marka renkleriniz ile özelleştirebilir, faturaları e-posta ya da SMS ile gönderebilir ve düzenli müşteriler için tekrar eden faturalar oluşturabilirsiniz. QuickBooks Payments, QuickBooks Online ile entegre çalışır. Böylece müşteriler ACH ödemeleri ve kredi kartı gibi çeşitli yöntemlerle doğrudan çevrimiçi ödeme yapabilir.

Örnek: Bir müşteri satın alım yaptığında QuickBooks üzerinden fatura oluşturup e-postayla gönderebilirsiniz. Faturada, müşterinin tercih ettiği yöntemle QuickBooks Payments üzerinden doğrudan ödeme yapmasını sağlayan güvenli bir bağlantı yer alır. Ödeme hesabınıza geçer ve işlem kayıtlarınıza işlenir.

Borç takibi

QuickBooks’ta borç takibi yapmak, işletme sahiplerinin ticari borçlarını yakından izlemesine, ödemeleri zamanında yapmasına ve gecikme ücretlerinden kaçınmasına yardımcı olur. Tedarikçi faturalarını sisteme girebilir, son ödeme tarihleri belirleyebilir ve durumlarını takip edebilirsiniz. Platform ayrıca kısmi ödeme yapmanıza, yinelenen faturalar eklemenize ve işletme giderlerini raporlama için sınıflandırmanıza da olanak tanır.

Örnek: Düzenli olarak toptan tedarikçilerden faturaları alan bir perakendeci olduğunuzu düşünün. Bu faturaları QuickBooks’a girersiniz. Tedarikçiye ödeme yaptığınızda ödeme QuickBooks’a kaydedilir ve çıkan nakdin gerçek zamanlı görünümünü sunar.

Bordro yönetimi

QuickBooks Online ile doğrudan entegre çalışan QuickBooks Online Payroll, çalışanlara ödeme sürecini sadeleştirir. Çalışan ücretlerini, kesintileri ve bordro vergilerini hesaplar, maaş bordrolarını oluşturur ve hatta çalışanlara doğrudan ödeme yapabilir. Ayrıca işletmelerin bölgesel ve yerel bordro vergisi kurallarıyla uyumluluğunu destekler. W-2 gibi gerekli vergi formlarını oluşturabilir, yükleniciler için 1099 formunu elektronik olarak gönderme seçeneğinden yararlanabilirsiniz.

Örnek: Her maaş döneminde QuickBooks Online Payroll sistemi, her bir çalışan için saatleri, ücretleri ve kesintileri otomatik hesaplar. Yıl sonunda da gerekli W-2 ve 1099 elektronik formlarını üretir.

Gider yönetimi

QuickBooks bağlı işletme banka hesapları, işletme kredi kartı hesapları ya da manuel giriş yoluyla giderlerle ilgili tüm verilerinizi takip etmenizi ve sınıflandırmanızı sağlar. Bu gider yönetimi özelliği harcama alışkanlıklarını anlamak, maliyet tasarrufu fırsatlarını görmek ve vergi indirimlerini en üst düzeye çıkarmak açısından kritik önem taşır. QuickBooks mobil uygulamasındaki fiş yakalama özelliği, hareket halindeyken fişlerin fotoğrafını çekmeyi kolaylaştırır.

Örnek: İşletme banka hesabınızı ve kredi kartlarınızı QuickBooks’a bağlarsınız. Pazarlama giderleri, web sitesi barındırma ve ürün tedarikiyle ilgili tüm işlemler otomatik olarak içe aktarılır ve sınıflandırılır. Böylece paranızın nereye gittiğini görür, vergi döneminde ayrıntılı raporlar oluşturabilirsiniz. Fiş yakalama özelliği de tüm satın alma kayıtlarını dijitalleştirmenizi sağlar.

Finansal raporlama ve bütçeleme

Intuit QuickBooks finansal raporlar için özelleştirilebilir seçenekler sunar. Bunlar arasında kâr ve zarar tabloları, bilançolar ve nakit akış tabloları yer alır. Bu raporlar, işletmenin finansal performansına dair son derece değerli içgörüler sağlar ve veriye dayalı kararlar almanıza yardımcı olur. Birçok sürümde nakit akışını planlamaya ve nakit akışı tahmini yapmaya yarayan bütçeleme araçları da bulunur. Raporları yazılım içinden muhasebe profesyonelleriyle kolayca paylaşabilirsiniz.

Örnek: QuickBooks’ta düzenli olarak bir kâr ve zarar raporu kullandığınızı varsayalım. Bu rapor, belirli bir dönemdeki gelirleri ve işletme giderlerini gösterir. Elde ettiğiniz bilgiler en kârlı ürün gruplarını belirlemenizi sağlar. Böylece yerleşik bütçeleme araçlarından da yararlanarak pazarlama stratejinizi buna göre güncelleyebilirsiniz.

Satış ve satış vergisi yönetimi

QuickBooks, ürün satan işletmelerin satışları takip etmelerini sağlar ve farklı bölgelerde geçerli satış vergilerini otomatik hesaplar. E-ticaret platformlarına bağlanması ve satış verilerini otomatik senkronize edebilmesi sayesinde satış vergisi beyanı ve ödemesi çok daha kolay hale gelir. Uluslararası satış yapıyorsanız birden fazla para birimini yönetmenize de yardımcı olur. Shopify kullanıcıları, QuickBooks Sync gibi uygulamalar aracılığıyla satış verilerini QuickBooks’a senkronize edebilir. Bu sayede muhasebe süreçlerini otomatikleştirir ve verilerin doğruluğunu destekler.

Örnek: Birden fazla bölgedeki müşterilere ürün sattığınızı düşünün. QuickBooks, e-ticaret platformunuzla entegre olarak müşterinin konumuna göre her sipariş için doğru satış vergisini otomatik olarak hesaplar. Böylece her bölgenin vergi dairesine uygun satış vergisini toplar ve beyan edersiniz.

QuickBooks sürümleri

• QuickBooks Online
• QuickBooks Solopreneur
• QuickBooks Desktop Enterprise
• Diğer QuickBooks ürünleri

QuickBooks’un farklı sürümleri, farklı işletme yapı ve ihtiyaçlarına göre tasarlanmış olup her birinin özellikleri ve fiyatlandırması ayrıdır. En güncel teklifleri ve kampanyaları görmek için bir satış temsilcisiyle görüşebilir ya da resmi QuickBooks web sitesine göz atabilirsiniz. Yazılımın size uygun olup olmadığını anlamak için 30 günlük ücretsiz deneme sürümünden de yararlanabilirsiniz.

QuickBooks Online

QuickBooks Online, bulut tabanlı sürümdür. İnternet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişim sunar. Genellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler ile finanslarını uzaktan yönetmesi gereken ekipler tarafından tercih edilir. QuickBooks Online kullanıcıları otomatik güncellemelerden ve tüm verilerin bulut yedeklemesinden yararlanır. QuickBooks Online uygulaması işlevleri cep telefonuna da taşır.

Özellikler: Banka ve kredi kartı hesaplarıyla otomatik senkronizasyon, faturalama, gider yönetimi, özelleştirilebilir raporlar, fiş yakalama, kilometre takibi, çok sayıda üçüncü taraf uygulamayla entegrasyon, çok kullanıcılı erişim (kullanıcı sayısı plana göre değişir) ve QuickBooks Online Payroll seçenekleri. Üst kademelerde proje kârlılığı takibi ve stok yönetimi de desteklenir.

Fiyatlandırma: QuickBooks Online, sunulan özelliklere göre fiyatlandırılmış dört plan seçeneği sunar.

• Simple Start. Aylık 38 USD. Tek kullanıcı için tasarlanmıştır ve gelir-gider takibi, faturalama ve temel raporlama özellikleri sunar.
• Essentials. Aylık 85 USD. Simple Start özelliklerine ek olarak çalışanların çalışma sürelerini takip etme ve gelişmiş raporlama özellikleri sunar; en fazla üç kullanıcıya izin verir.
• Plus. Aylık 140 USD. Essentials özelliklerine ek olarak stok takibi ve proje kârlılığı özellikleri sunar ve en fazla beş kullanıcıya izin verir.
• Advanced. Aylık 340 USD. Plus özelliklerine ek olarak gelişmiş raporlama, toplu faturalama, özel erişim kontrolleri ve öncelikli destek sunar. En fazla 25 kullanıcıya izin verir.

QuickBooks Solopreneur

Eskiden QuickBooks Self-Employed olarak bilinen QuickBooks Solopreneur, serbest çalışanlar, bağımsız yükleniciler ve şahıs şirketi sahipleri için tasarlanmıştır. İşletme giderleriyle kişisel giderleri ayırmak ve vergi hazırlığını sadeleştirmek (özellikle Schedule C tarafında) isteyenler için kullanışlıdır.

Özellikler: İşletme ve kişisel işlemlerin otomatik sınıflandırılması, kilometre takibi, fiş yakalama, temel faturalama, gider yönetimi, vergi beyanını ve vergi indirimlerini yönetmeyi kolaylaştıran TurboTax entegrasyonu. Ayrıca yüklenicilere yapılan ödemeler için 1099 formunu elektronik olarak göndermeye de yardımcı olur.

Fiyatlandırma: Aylık 20 USD’dir, tek işletme sahibi için tasarlanmıştır.

QuickBooks Desktop Enterprise

QuickBooks Desktop Enterprise doğrudan bilgisayarınıza kurulur ve internet bağlantısı olmadan kullanılabilir. Karmaşık stok ihtiyaçları olan ya da sektöre özgü gereklilikleri yerine getirmeye çalışan işletmeler tarafından tercih edilir. Yıllık faturalandırılan aylık abonelik modeliyle çalışır.

Özellikler: Gelişmiş ya da destekli bordro (kademeye göre değişir), stok takibi, ek ücret karşılığında bulut erişimi, çevrimiçi veri yedekleme, çok kullanıcılı erişim (kullanıcı sayısı kademeye göre değişir), premium destek ve eğitim, fatura ve satın alma siparişi iş akışı onayları.

Fiyatlandırma: Plan ve kullanıcı sayısına göre fiyatı değişen üç kademe arasından seçim yapabilirsiniz.

• Gold. En fazla 30 kullanıcı için sunulur. Sektörünüze göre uyarlanmış raporlama ve muhasebe araçları, QuickBooks Enhanced Payroll entegrasyonu, QuickBooks Priority Circle ile premium destek ve eğitim içerir.
• Platinum. En fazla 30 kullanıcı için sunulur. Gold’daki tüm özelliklere ek olarak gelişmiş stok ve fiyatlandırma modülleri sunar. Karmaşık stok ihtiyaçları, birden fazla deposu, üretim süreçleri ya da detaylı fiyat yapıları olan şirketler için uygundur.
• Diamond. En fazla 40 kullanıcı için sunulur. Platinum’daki tüm özelliklere ek olarak Salesforce CRM entegrasyonu, bordro desteği ve gelişmiş zaman takibi özelliği içerir.

Diğer QuickBooks ürünleri

QuickBooks kullanmanın avantajlarından biri de entegrasyonlara erişimdir. Bu entegrasyonlar arasında fatura ödeme ve zaman takibi bulunur. Bazıları QuickBooks Payroll ve QuickBooks Time gibi yazılımın içine gömülü doğrudan entegrasyonlardır. Diğer QuickBooks ürünleri ise şunlardır:

• QuickBooks Live. Kullanıcılara, hesap kurulumu ve defter tutma konusunda yardımcı olabilecek sertifikalı muhasebe uzmanlarından oluşan bir ekibe ihtiyaç duyduğunuz anda erişmenizi sağlar. Gelir vergisi beyanı için gerekli bilgileri de sunar.
• QuickBooks Payroll. Ücret, vergi, kesinti hesaplama, doğrudan havale ve otomatik vergi beyanı gibi özelliklerle çalışanlara ödeme yapma sürecini sadeleştirir.
• QuickBooks Time. İşletmeler bordro, faturalama ve iş maliyeti hesaplaması için saatleri doğru biçimde takip edebilir. Mobil zaman takibi, GPS takibi ve kolaylaştırılmış zaman çizelgesi yönetimi de sunulur.
• QuickBooks Bill Pay. Tedarikçilere ödeme yapma ve gider takibi süreçlerini kolaylaştırır. Ödeme planlama, onay takibi ve muhasebe kayıtlarını güncelleme imkânı verir.
• QuickBooks Payments. QuickBooks Payments, kredi kartları ve banka transferleri dahil olmak üzere ödemeleri doğrudan QuickBooks içinde kabul etmenizi sağlar. Böylece banka mutabakatını kolaylaştırır.
• QuickBooks Money. Küçük işletmeler için tasarlanmış sade bir işletme bankacılığı çözümü sunarak bankacılık, ödemeler ve nakit akışı içgörülerini bir araya getirir.
• QuickBooks Checking. Aylık ücret olmaması, QuickBooks ödemeleri için anında hesaba aktarım ve nakit akışı içgörüleri gibi özelliklerle işletme banka hesabını QuickBooks’a entegre eder.
• QuickBooks Capital. Kapsamlı evrak işleriyle uğraşmadan, QuickBooks verilerine göre işletmelere finansman sağlamak için küçük işletme kredileri sunar.

*Shopify Capital Loans kapsamındaki tüm krediler WebBank tarafından verilir. Teklifler, mağazanızın performansı ve finansal bilgilerinizin incelenmesi dahil çeşitli etkenlere göre değişebilir. Shopify Capital Loans, 18 ay içinde tamamen geri ödenmelidir. Altı aylık ilk iki dönemde iki asgari ödeme yapılması gereklidir. Başvuru teklifi almak, finansman garantisi vermez. Geri ödemeler günlük satışların belirli bir yüzdesine göre yapılır. Shopify Capital, henüz Türkiye’de faaliyette değildir.