Ter um envio rápido e eficaz é essencial para qualquer loja de e-commerce. Uma boa maneira de melhorar o processo de embalagem e aprimorar o atendimento ao cliente é adicionando uma guia de remessa a cada encomenda.
Bastam alguns minutos para criar uma guia de remessa e isto pode poupar-lhe tempo e esforço ao garantir a entrega adequada dos seus produtos. Fique a saber quando deve incluir uma guia de remessa e aproveite as nossas sugestões.
O que é uma guia de remessa?
Uma guia de remessa é um documento que contém detalhes sobre os artigos incluídos numa encomenda. As guias de remessa são úteis tanto para o vendedor como para o cliente. Uma guia de remessa ajuda o cliente a identificar rapidamente os artigos incluídos na sua encomenda e simplifica o processo de envio ao vendedor.
Uma guia de remessa tem duas funções centrais. Serve como lista de verificação (para a pessoa que embala a encomenda) e permite rever a guia para garantir que a encomenda está completa. Ademais, após a entrega da encomenda, o cliente pode usar a guia de remessa para verificar se faltam artigos e para ajudar nas devoluções ou trocas.
O que é uma guia de remessa digital?
Algumas empresas optam por uma guia de remessa digital para reduzir o desperdício de papel. Esta contém a mesma informação que uma guia impressa, mas é enviada por e-mail ou através de um link.
A Britt Martin, responsável pelas parcerias na empresa de embalagens sustentáveis Arka, afirma que uma guia de remessa digital "não só minimiza o desperdício como também melhora a capacidade do cliente, no que toca ao acesso e gestão dos seus registos de transações.". O envio de uma guia de remessa digital garante que tem um arquivo pesquisável de todas as encomendas enviadas e respetivos conteúdos.
Qual é a diferença entre uma guia de remessa e uma etiqueta de envio?
Embora ambas ajudem a simplificar os processos de envio, existem algumas diferenças fundamentais entre guias de remessa e etiquetas de envio.
Para começar, uma guia de remessa vai dentro da embalagem, enquanto a etiqueta de envio vai no exterior. As guias de remessa ajudam os vendedores e clientes, as etiquetas de envio destinam-se às transportadoras, que as usam para transportar encomendas de um local para outro.
Algumas informações presentes numa guia de remessa são iguais às que encontra numa etiqueta de envio, como as moradas de origem e destino. Mas as guias de remessa também contêm informações sobre o conteúdo da embalagem, que normalmente não encontra numa etiqueta de envio.
As etiquetas de envio também costumam ter um código de barras que permite à transportadora obter informações sobre a encomenda mais rapidamente.
Uma guia de remessa é um recibo?
Uma guia de remessa é diferente de um recibo, mas contém algumas informações em comum. Um recibo é um documento legal que confirma que o cliente recebeu bens ou serviços a troco de um pagamento.
Além disso, uma guia de remessa não confirma que o cliente recebeu a sua encomenda, uma vez que o vendedor a cria antes do envio.
Quem envia uma guia de remessa?
As empresas de e-commerce que vendem produtos físicos costumam enviar guias de remessa como parte do seu processo de fulfillment. As empresas com elevadas taxas de devolução (como os retalhistas de moda online ou grandes encomendas por grosso) têm maior probabilidade de enviar guias de remessa.
As empresas que vendem produtos de múltiplos armazéns ou que têm várias partes envolvidas no fulfillment de encomendas têm maior probabilidade de enviar guias de remessa do que as empresas que fazem tudo a nível interno. No entanto, qualquer empresa de e-commerce pode beneficiar do uso de guias de remessa para envio e fulfillment.
Nem todas as encomendas precisam de uma guia de remessa. Só precisa de usar uma guia de remessa para tornar o processo de envio e devoluções mais fácil para si e para os seus clientes. Há algumas situações em que uma guia de remessa é particularmente útil, como quando há vários artigos de uma encomenda que são enviados separadamente.
Vantagens de usar uma guia de remessa
- Reduzir os erros de embalagem
- Simplificar as devoluções
- Melhorar o atendimento ao cliente
- Garantir uma entrega segura
Se a maioria das encomendas não exige uma guia de remessa, porquê usar uma? Existem algumas vantagens claras:
Reduzir os erros de embalagem
O principal motivo para o uso de guias de remessa em e-commerce é a redução de erros de embalagem e envio. Uma guia impressa serve como lista de verificação ao embalar uma encomenda e pode ser especialmente útil para encomendas que contêm artigos de diferentes armazéns ou são enviadas em múltiplas remessas.
Se estiver a embalar várias encomendas ao mesmo tempo, uma guia de remessa permite-lhe associar facilmente as embalagens às suas etiquetas de envio, uma vez que a guia inclui a morada do cliente.
Simplificar as devoluções
As guias de remessa facilitam as devoluções, substituições e trocas porque o cliente tem toda a informação necessária (incluindo o SKU ou os números de artigo) para iniciar uma devolução. Claro que podem verificar a confirmação da encomenda, mas as guias impressas facilitam a vida ao cliente. Especialmente se receberem muitas encomendas ou se apagaram o e-mail de confirmação sem querer.
Melhorar o atendimento ao cliente
Uma guia de remessa é um serviço adicional que pode oferecer aos seus clientes, para fazerem uma verificação rápida e segura da sua encomenda. É também uma oportunidade para adicionar algo especial, como um branding personalizado ou uma breve nota de agradecimento manuscrita.
"Mesmo os elementos mais pequenos, como as guias de remessa, oferecem uma oportunidade para reforçar a identidade da marca." afirma Britt.
Garantir uma entrega segura
Uma guia de remessa pode ser útil se uma etiqueta de envio ficar danificada. Se a transportadora não conseguir ler a etiqueta, pode abrir a embalagem e ver a morada do cliente ou da empresa.
O que incluir numa guia de remessa
Todas as guias de remessa devem incluir:
- O número e data da encomenda.
- Uma lista detalhada de tudo o que faz parte da encomenda, juntamente com a quantidade de cada artigo, número de SKU, número de UPC e/ou o número do produto.
- Informações de contacto do cliente, incluindo: nome do cliente, morada de envio, morada de faturação e número de telefone e/ou endereço de e-mail.
- Informações de contacto do vendedor, incluindo: nome da empresa, morada de retorno, site, número de telefone e/ou endereço de e-mail.
- Transportadora e método de envio.
Dependendo da encomenda, também pode querer incluir:
- Uma breve descrição do produto para cada artigo.
- A localização de cada artigo no seu armazém.
- O peso e volume de cada embalagem e o peso total da remessa.
- Número de embalagens ou paletes da encomenda.
- Instruções sobre como devolver os produtos e o que fazer se houver um problema com a encomenda.
- Instruções do cliente, como pedidos de embrulho para presente ou uma embalagem reduzida.
Como criar a minha própria guia de remessa?
Se usar a Shopify, pode criar guias de remessa (artigo apenas em inglês) a partir da página “Encomendas” do seu Shopify Admin. Caso contrário, não se preocupe — é fácil de criar a sua própria guia de remessa. Eis como:
1. Escolha o seu modelo
A forma mais fácil de criar uma guia de remessa é começar com um modelo gratuito (como este disponível para download) que já inclui todos os campos necessários. Assim não tem de começar do zero. Adapte-o à sua marca e empresa.
2. Personalize o seu modelo
Personalize o seu modelo adicionando o logótipo, as cores da marca, o nome da empresa e outras informações que irão permanecer iguais em todas as encomendas, como uma morada de retorno ou uma mensagem de agradecimento. Agora tem um modelo personalizado que pode usar para criar guias de remessa para todas as encomendas que receber.
3. Preencha o modelo
Agora que tem o seu modelo personalizado pronto, pode simplesmente inserir os detalhes de cada encomenda, incluindo o número da encomenda, morada de envio e lista de artigos.
4. Imprima a sua guia de remessa
Use a guia de remessa impressa como lista de verificação ao embalar a encomenda e depois inclua-a na embalagem para o cliente a usar como referência.
Perguntas frequentes sobre guia de remessa
Por que precisa de uma guia de remessa?
Uma guia de remessa permite-lhe acompanhar tudo o que coloca numa encomenda e é uma garantia de que envia a encomenda para o local correto. Também é uma referência útil para o cliente.
Qual é a diferença entre uma guia de remessa e uma ordem de compra?
Uma ordem de compra pode assemelhar-se a uma guia de remessa, mas são duas coisas diferentes. Uma ordem de compra é um documento legal; uma guia de remessa não é. Além disso, as guias de remessa são criadas pelos vendedores, enquanto as ordens de compra são criadas pelos compradores. Uma ordem de compra também tem informações sobre o método de pagamento, enquanto uma guia de remessa não tem.
Que informações podem ser encontradas numa guia de remessa?
No mínimo, uma guia de remessa precisa de uma lista onde conste cada artigo pertencente à encomenda, com quantidades (para garantir que tem os artigos corretos na embalagem) e a morada de envio do cliente (para poder associar a embalagem à etiqueta de envio).
Qual é a diferença entre uma guia de remessa e uma fatura?
As faturas vão para a pessoa ou empresa que pagou a compra, enquanto as guias de remessa vão para a morada de envio (que por vezes diferem). As faturas costumam ser enviadas antes de receber o pagamento, tanto para solicitar o mesmo como para os registos financeiros do comprador e vendedor. As faturas são mais comuns ao vender por grosso ou fornecer serviços; as guias de remessa podem ser encontradas tanto em embalagens por grosso como nas vendas diretas ao consumidor.
Precisa de uma guia de remessa para os envios internacionais?
Para os envios internacionais, terá de preencher um formulário de declaração aduaneira, também conhecido como fatura comercial. O formulário aduaneiro contém muitas das informações da guia de remessa; por isso faz sentido criá-los ao mesmo tempo. A diferença entre um formulário aduaneiro e uma guia de remessa é que o formulário aduaneiro vai no exterior da embalagem e inclui um código do Sistema Harmonizado.
