Hvad er VoIP? Funktioner og fordele for virksomheder

Som virksomhedsejer vil du før eller siden skulle tage stilling til, hvordan du håndterer telefoni i din virksomhed. Her står valget ofte mellem en traditionel fastnettelefon og en VoIP-løsning, der fungerer via en internetforbindelse.

Men hvad er VoIP egentlig, og hvorfor vælger flere og flere virksomheder den løsning? Det er ikke bare et alternativ til fastnet, men en fleksibel løsning til kommunikation. Uanset om du håndterer kundeservice, taler med leverandører eller kommunikerer med medarbejdere, der arbejder hjemmefra, kan et VoIP-system gøre hverdagen meget lettere. I denne artikel kan du lære mere om VoIP-teknologi og få gode råd til, hvordan du vælger den rigtige VoIP-udbyder.

Hvad er VoIP?

VoIP står for Voice over Internet Protocol. Det er en teknologi, der gør det muligt at ringe, holde videomøder, sende beskeder og dele filer uden et traditionelt telefonsystem. I stedet foregår det hele via din internetforbindelse og kan bruges på både computer, mobil og andre enheder. VoIP er en god løsning i Danmark, hvor stabile internetforbindelser gør det til et oplagt alternativ til fastnet.

Sådan fungerer VoIP-telefoni

Når du bruger VoIP, bliver din stemme omdannet til digitale signaler, som sendes over internettet. Her er processen kort forklaret:

1. Konvertering fra analog til digital. Du kan foretage VoIP-opkald via en traditionel telefon med en adapter, en computer med internetforbindelse eller en mobiltelefon. Nogle virksomheder bruger også særlige VoIP-telefoner. Når du taler ind i enheden, bliver lyden omdannet fra analoge lydbølger til digitale signaler via en indbygget konverter i enheden eller softwaren.

2. Opdeling i datapakker. Herefter bliver de digitale signaler komprimeret og opdelt i små datapakker. Hver pakke indeholder en lille del af samtalen samt information om, hvor den skal sendes hen, så opkaldet kan blive korrekt dirigeret.

3. Transmission via internettet. Datapakkerne sendes via en internetforbindelse som fx fiber, kabel, 5G eller Wi-Fi. Undervejs bevæger de sig gennem netværket, indtil de når frem til modtagerens enhed.

4. Samling og konvertering tilbage til analogt signal. Når datapakkerne når frem, bliver de samlet i den rigtige rækkefølge og omdannet tilbage til lyd, så modtageren kan høre samtalen som normalt.

Modtageren behøver ikke selv have VoIP for at kunne modtage opkaldet. Hvis du ringer til en almindelig fastnettelefon eller mobiltelefon, bliver signalet automatisk konverteret undervejs. Det sker via det eksisterende telefonnet, så opkaldet fungerer helt som normalt for modtageren.

Fastnet vs. VoIP

Du kan både bruge fastnet og VoIP til at foretage og modtage opkald, men teknologien bag er forskellig. Det betyder også, at der er forskel på pris, fleksibilitet og funktioner. Her er de vigtigste forskelle:

VoIP til virksomheder

• Automatisk omstilling
• Kryptering af opkald
• Optagelse af opkald
• Viderestilling af opkald
• Tale til tekst eller tale til e-mail
• Konferencefunktioner
• Virtuelle numre
• Integration med andre virksomhedsværktøjer

Mange udbydere tilbyder VoIP-løsninger, der er skræddersyet til virksomheder. Ud over almindelig telefoni får du typisk en række funktioner, som gør det lettere at kommunikere på tværs af teamet. Her er nogle af de vigtigste funktioner, du bør kigge efter, når du vælger en VoIP-løsning.

Automatisk omstilling

En automatisk omstilling fungerer som en digital receptionist, der tager imod opkald med en besked, du selv kan tilpasse. Den giver også den, der ringer, en menu med valgmuligheder, fx “Tryk 1 for salg, tryk 2 for support eller tast lokalnummeret på den person, du vil tale med”.

Funktionen sørger for, at indgående opkald automatisk bliver sendt videre til den rette afdeling eller medarbejder uden behov for en fysisk receptionist, også uden for åbningstid. Det aflaster administrationen i hverdagen og kan samtidig få selv mindre virksomheder til at fremstå mere professionelle over for kunderne.

Kryptering af opkald

Kryptering betyder, at dine opkald bliver beskyttet, når de sendes over internettet. Det sker ved hjælp af teknologier, der omdanner dataene, så de ikke kan læses af andre undervejs. Når det er sat korrekt op, er det kun afsender og modtager, der kan få adgang til samtalen.

Det er især vigtigt, hvis du arbejder med følsomme oplysninger som kundedata, betalinger eller interne virksomhedsinformationer. Kryptering kan også hjælpe med at sikre, at din virksomhed lever op til gældende krav til databeskyttelse og håndtering af persondata.

Optagelse af opkald

Med opkaldsoptagelse kan du gemme både indgående og udgående opkald. Det kan bruges til flere formål, fx oplæring af medarbejdere, kvalitetssikring af kundeservice eller som dokumentation i konkrete sager.

De fleste VoIP-udbydere giver mulighed for at gemme optagelser enten lokalt eller i skyen, hvor de nemt kan søges frem igen, fx via dato, nummer eller kontaktperson.

Viderestilling af opkald

Viderestilling sender automatisk indgående opkald videre til et andet telefonnummer, fx en mobiltelefon eller en kollega. Det gør det lettere at være tilgængelig, også når du ikke sidder ved din faste arbejdsplads.

Nogle løsninger tilbyder også mere avancerede funktioner, hvor systemet forsøger at kontakte dig på flere forskellige numre enten i rækkefølge eller samtidig, indtil du svarer. Det reducerer risikoen for, at vigtige opkald går tabt.

Tale til tekst eller tale til e-mail

Denne funktion omdanner telefonsvarerbeskeder til tekst eller sender dem som lydfil direkte til din e-mail eller SMS.

Det gør det nemmere at få et hurtigt overblik over beskeder og reagere uden at skulle ringe ind og lytte dem igennem én efter én. Samtidig kan du prioritere dine opkald bedre, fordi du hurtigt kan se, hvad henvendelsen handler om.

Konferencefunktioner

Med VoIP kan flere deltage i det samme opkald, uanset hvor de befinder sig. Det gør det nemt at holde møder på tværs af teams, afdelinger og geografiske placeringer.

Mange VoIP-løsninger understøtter også videomøder og skærmdeling, hvilket gør det muligt at gennemføre møder, hvor det ikke er nok kun at tale sammen. Det er især nyttigt for virksomheder med fjernarbejde eller samarbejde på tværs af lokationer.

Virtuelle numre

Med virtuelle numre kan du få lokale telefonnumre i forskellige geografiske områder, selv om din virksomhed ikke fysisk er placeret der.

Det kan gøre det lettere at tiltrække kunder fra flere områder og give din virksomhed en mere lokal tilstedeværelse. Du kan også oprette direkte numre til medarbejdere, så opkald ikke altid skal gå gennem hovednummeret.

Integration med andre virksomhedsværktøjer

VoIP kan integreres med fx CRM-systemer (kundedatabaser) og andre værktøjer, du allerede bruger i din virksomhed. Det betyder, at du automatisk kan få vist oplysninger om kunden, når de ringer, herunder tidligere kontakt og historik.

Det giver et bedre overblik i hverdagen og gør det lettere at yde en mere personlig og effektiv kundeservice, fordi du hurtigt har den nødvendige information ved hånden.

Sådan vælger du en VoIP-udbyder

Hvis din virksomhed skal i gang med at bruge VoIP, er det en god idé at undersøge de forskellige udbydere på markedet. Der kan være stor forskel på funktioner, pris og brugervenlighed. Her er nogle af de vigtigste ting, du bør være opmærksom på, når du vælger en løsning.

• Kig efter gode opkaldsfunktioner. Formålet er stadig at kunne ringe problemfrit, så vælg en løsning med høj opkaldskvalitet. Gå efter klar lyd, stabil drift med få afbrydelser og funktioner som viderestilling, telefonsvarer, banke på og nummerpræsentation. Det er med til at sikre en god oplevelse for både dig og dine kunder.
• Sørg for nem integration. Uanset om du bruger Shopify eller en anden platform til e-handel, bør din VoIP-løsning kunne integreres med dine øvrige systemer som fx CRM og værktøjer til kundeservice. Det gør det nemmere at samle din kommunikation og giver dig et bedre overblik. Flere udbydere som fx Aircall, Nextiva og RingCentral RingEx tilbyder integrationer, der kan spare tid og automatisere arbejdsgange.
• Vælg en løsning med god kundehåndtering. Når kunder ringer, skal de hurtigt kunne komme videre til den rette person eller afdeling. Kig efter funktioner som opkaldsrouting (fordeling af opkald), viderestilling og håndtering af opkald uden for åbningstid. En automatisk omstilling kan også være en stor fordel og give din virksomhed et mere professionelt udtryk.
• Tænk på fleksibilitet og mulighed for at udvide. Mange webshops oplever perioder med vækst eller sæsonudsving. Derfor er det vigtigt at vælge en løsning, hvor du nemt kan tilføje eller fjerne brugere, telefonnumre og funktioner efter behov. Nogle udbydere som bl.a. Ooma og Dialpad tilbyder fleksible abonnementer, der gør det nemt at skalere i takt med, at virksomheden udvikler sig.
• Prioritér sikkerhed og kryptering. Hvis du håndterer kundedata, er det vigtigt, at din VoIP-løsning understøtter kryptering og lever op til gældende krav til datasikkerhed. Det beskytter både dine samtaler og dine kunders oplysninger. Udbydere som bl.a. Nextiva og RingCentral RingEx tilbyder også ekstra sikkerhedsfunktioner som tofaktorgodkendelse.
• Udnyt ekstra funktioner. Mange VoIP-løsninger tilbyder mere end bare telefoni. Funktioner som optagelse af opkald, beskeder sendt til e-mail, SMS til erhvervsbrug og videomøder kan gøre din kommunikation mere effektiv. De gør det muligt at samle flere værktøjer ét sted, så du slipper for at skifte mellem forskellige systemer i løbet af arbejdsdagen. Du kan bl.a. undersøge udbydere som 8x8, OpenPhone og Dialpad for at finde løsninger, der inkluderer disse funktioner