Når du driver en webshop, er det vigtigt, at forsendelsen fungerer uden problemer. En simpel måde at gøre det nemmere på er at lægge en følgeseddel, også kaldet en pakkeseddel, i hver ordre.
Det tager kun få minutter at lave dokumentet, men det kan spare dig for både tid og fejl, da den hjælper med at sikre, at de rigtige varer bliver sendt. Her kan du lære mere om, hvornår det giver mening at bruge en følgeseddel, og hvordan du kan bruge en gratis skabelon fra Shopify.
Hvad er en følgeseddel?
En følgeseddel er et dokument, der viser, hvilke varer der ligger i en pakke. Den er nyttig for både dig og kunden. Kunden kan hurtigt få overblik over indholdet, og for dig gør den hele forsendelsesprocessen mere overskuelig.
Dokumentet har typisk to funktioner. Det fungerer som en tjekliste, når ordren pakkes, så du nemt kan sikre, at alt er med. Når kunden modtager pakken, kan følgesedlen bruges til at kontrollere indholdet og som hjælp i forbindelse med returnering eller ombytning.
Hvad er en digital følgeseddel?
Nogle virksomheder vælger at bruge en digital følgeseddel for at reducere papirforbruget. Den indeholder de samme oplysninger som en trykt pakkeseddel, men sendes i stedet via e-mail eller et link.
Britt Martin, der arbejder med partnerskaber hos emballagevirksomheden Arka, forklarer, at en digital pakkeseddel ikke kun reducerer spild, men den gør det også nemmere for kunden at få adgang til sine oplysninger. Samtidig får du selv et digitalt overblik over alle afsendte ordrer og deres indhold.
Hvad er forskellen på en følgeseddel og en forsendelseslabel?
Både følgesedler og forsendelseslabels spiller en rolle i forsendelsen, men de bruges til forskellige ting.
En følgeseddel ligger inde i pakken, mens en forsendelseslabel sidder udenpå. Følgesedler gavner både dig og kunden, mens forsendelseslabels primært bruges af fragtfirmaet til at håndtere og transportere pakken.
Noget af informationen går igen på begge sedler. Det gælder fx afsender- og leveringsadresse. Forskellen er, at følgesedlen også viser, hvad pakken indeholder. Det fremgår normalt ikke af en forsendelseslabel.
Forsendelseslabels har som regel også en stregkode, så fragtfirmaet hurtigt kan finde oplysninger om pakken.
Er en følgeseddel en kvittering?
En følgeseddel er ikke det samme som en kvittering, selvom de kan indeholde nogle af de samme oplysninger. En kvittering er et juridisk dokument, der bekræfter, at kunden har betalt for en vare eller tjeneste.
Dokumentet viser kun, hvad der er sendt, og laves før pakken bliver afsendt. Det bekræfter derfor ikke, at kunden har modtaget ordren.
Hvem bruger en følgeseddel?
Webshops, der sælger fysiske produkter, bruger ofte følgesedler som en del af deres ordre- og forsendelsesproces. Det gælder især virksomheder med mange returneringer som bl.a. webshops, der sælger modetøj, eller virksomheder, der håndterer store engrosordrer.
Hvis du sender varer fra flere lagre eller samarbejder med flere forskellige parter i din ordrebehandling, er en følgeseddel ekstra praktisk. Mindre webshops kan dog også få gavn af at bruge den.
Det er ikke nødvendigt at lægge en pakkeseddel i alle pakker. Den giver mest mening, når den gør det nemmere at håndtere forsendelse og returnering. Det kan fx være, hvis en ordre bliver sendt i flere pakker.
Fordele ved at bruge en følgeseddel
- Reducér fejl under pakning
- Gør returneringer nemmere
- Det forbedrer kundeservicen
- Det bidrager til en mere sikker levering
Selvom du ikke behøver bruge en følgeseddel hver gang, er der flere gode grunde til at gøre det:
Reducér fejl under pakning
Den vigtigste fordel er, at du reducerer potentielle fejl. En følgeseddel fungerer som en tjekliste, når du pakker, og den er især praktisk, hvis en ordre indeholder flere varer eller sendes fra forskellige lagre.
Hvis du pakker flere ordrer samtidig, gør følgesedlen det også nemmere at holde styr på, hvilke varer der hører til hvilken pakke.
Gør returneringer nemmere
Ved at inkludere en følgeseddel i pakken, gør du det nemmere for kunden at returnere eller ombytte varer, da alle relevante oplysninger, som fx varenummer eller SKU, er samlet ét sted.
Kunden kan også finde oplysningerne i sin ordrebekræftelse, men en fysisk pakkeseddel er ofte hurtigere at bruge, især hvis mailen er blevet slettet.
💡 Læs også: Sådan udarbejder man en returpolitik
Det forbedrer kundeservicen
En pakkeseddel gør det nemt for kunden at tjekke, om alt i ordren er kommet med. Samtidig giver den dig mulighed for at tilføje noget ekstra, som fx en personlig hilsen, hvor du takker kunden for købet, eller visuel branding.
Ifølge Britt Martin kan selv små detaljer som en følgeseddel være med til at understøtte dit brand.
Det bidrager til en mere sikker levering
Hvis forsendelseslabelen bliver beskadiget undervejs, kan en pakkeseddel være en god hjælp. Transportøren kan åbne pakken og finde de nødvendige oplysninger, så den stadig kan nå frem til den rigtige modtager.
Hvad skal en følgeseddel inkludere?
En følgeseddel bør som minimum inkludere:
- Ordrenummer og ordredato
- En liste over alle varer i ordren med antal samt SKU, produktnummer eller lignende
- Kundens kontaktoplysninger, herunder navn, leveringsadresse og evt. telefonnummer eller e-mail
- Dine virksomhedsoplysninger, som fx navn, returadresse, website og kontaktinfo
- Fragtfirma og leveringsmetode
Afhængigt af ordren kan det også være relevant at tilføje:
- En kort beskrivelse af hver vare
- Lagerplacering
- Vægt og størrelse på pakken
- Antal pakker i forsendelsen
- Information om returnering
- Særlige ønsker fra kunden som fx gaveindpakning
Sådan laver du din egen følgeseddel
Hvis du bruger Shopify, kan du oprette følgesedler direkte i din ordreoversigt, men du kan også nemt lave din egen:
1. Vælg en skabelon
Den nemmeste måde at lave en følgeseddel på er at tage udgangspunkt i en gratis skabelon. Den indeholder allerede de vigtigste felter, så du ikke skal starte fra bunden. Du kan bruge den som den er eller tilpasse den til dine behov og arbejdsprocesser.
2. Tilpas skabelonen
Tilpas skabelonen med dit logo, dine brandfarver og faste oplysninger som virksomhedsnavn og returadresse. Du kan også tilføje en kort besked til kunden. På den måde får du en skabelon, der passer til din virksomhed og kan bruges igen og igen.
3. Udfyld skabelonen
Når skabelonen er klar, skal du stort set bare indsætte oplysningerne for den enkelte ordre, som fx ordrenummer, adresse og varer.
4. Udskriv følgesedlen
Print følgesedlen og brug den som tjekliste, mens du pakker. Læg den derefter i pakken, så kunden kan bruge den som reference.
Ofte stillede spørgsmål om brug af følgeseddel
Hvorfor bruger man en følgeseddel?
En følgeseddel hjælper med at holde styr på, hvad der er pakket i en ordre, og sikrer, at den bliver sendt korrekt til den rigtige adresse. For dig gør den pakkeprocessen mere overskuelig, og for kunden fungerer den som en nem reference til at tjekke indholdet i pakken.
Hvad er forskellen på en følgeseddel og en indkøbsordre?
En indkøbsordre kan ligne en følgeseddel, men det er to forskellige dokumenter med hver deres formål. En indkøbsordre er et juridisk dokument, som oprettes af køberen, mens en følgeseddel (eller pakkeseddel) laves af sælgeren og følger med pakken. En indkøbsordre indeholder også oplysninger om betaling, hvilket en pakkeseddel normalt ikke gør.
Hvilke oplysninger skal der være på en pakkeseddel?
Som minimum bør en pakkeseddel indeholde en liste over alle varer i ordren med antal, så det er nemt at kontrollere, at de rigtige varer er pakket. Derudover bør den indeholde kundens leveringsadresse, så pakken kan matches med den rigtige forsendelseslabel.
Hvad er forskellen på en følgeseddel og en faktura?
En faktura sendes til den person eller virksomhed, der betaler for købet, og bruges til regnskab og bogføring. En følgeseddel sendes derimod med pakken og viser, hvad den indeholder. I nogle tilfælde er modtageren den samme, men dokumenternes formål er forskelligt.
Skal man bruge en pakkeseddel ved internationale forsendelser?
Ved internationale forsendelser skal du udfylde en tolddeklaration, også kaldet en handelsfaktura. Den indeholder mange af de samme oplysninger som en pakkeseddel, så det giver god mening at lave dem samtidig. Forskellen er, at tolddeklarationen sidder uden på pakken og bruges af toldmyndighederne.
