Für Kund:innen gibt es kaum etwas Enttäuschenderes, als einen gewünschten Artikel kaufen zu wollen und festzustellen, dass dieser nicht vorrätig ist. Das bedeutet nicht nur einen entgangenen Verkauf für das Unternehmen, sondern möglicherweise auch einen Verlust an Kundenbindung. Für Unternehmer:innen ist es daher entscheidend, jederzeit zu wissen, welche Artikel verfügbar sind, welche sich gut verkaufen und wann Nachbestellungen erforderlich sind.
Hier kommt eine Software für Bestandsmanagement ins Spiel, die zeitaufwendige und unzuverlässige analoge Aufzeichnungen ersetzt. Erfahre mehr darüber, was Bestandsverwaltungs-Apps sind, welche Arten es gibt und welche Programme sich für den Einstieg eignen.
Was ist eine Bestandsverwaltungs-App?
Eine Bestandsverwaltungs-App ist eine Anwendung, die eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Informationen über den Bestand eines Unternehmens bereitstellt und Aufgaben rund um die Verwaltung des Bestands automatisiert. Sie kann genutzt werden, um Bestandsmengen, Bestellungen, Verkäufe und andere verwandte Prozesse zu verwalten und nachzuverfolgen.
Vorteile von Bestandsverwaltungs-Apps
Unternehmen jeder Größe und Branche nutzen Software, um ihre Bestände zu verwalten. Die Vorteile einer solchen Lösung umfassen:
- Verbesserte Genauigkeit und einfache Bedienung: Vor dem Zeitalter der Computer wurde der Bestand manuell verwaltet. Unternehmen füllten Bestellzettel aus, Lieferant:innen stellten Papierbelege aus, und Käufe sowie Bestände wurden aufgedruckt dokumentiert. Die manuelle Eingabe ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Bestandsverwaltungs-Apps digitalisieren diesen Prozess, verbessern die Genauigkeit und ermöglichen es Unternehmen, Aufzeichnungen einfacher zu führen und Abläufe effizienter zu gestalten.
- Integration: Eine Softwarelösung ermöglicht es, Bestandsdaten mit anderen Systemen, wie z. B. der Buchhaltungssoftware, zu integrieren. Dies reduziert Eingabefehler – indem doppelte und manuelle Dateneingaben minimiert werden – und zentralisiert wichtige Informationen.
- Verbesserte Effizienz: Eine Bestandsverwaltungs-App hilft dabei, Bestellungen nur dann aufzugeben, wenn der Bestand niedrig ist. Dies verhindert das Problem von überschüssigen Beständen, die ablaufen oder unverkauft bleiben könnten, und reduziert das Risiko von Fehlbeständen oder Überbeständen.
- Kosteneinsparungen: Durch eine präzise Bestandsverfolgung kann dein Unternehmen bei Lagerkäufen und -kosten sparen. Du kaufst nur Waren, von denen du mit einiger Sicherheit ausgehen kannst, dass sie verkauft werden, und vermeidest Überbestellungen. Automatisierte Systeme können zudem den Arbeitsaufwand für die Eingabe von Bestandsinformationen verringern, was potenziell die Personalkosten senken kann.
3 Arten von Bestandsverwaltungs-Apps
Bevor du dich für eine Bestandsverwaltungs-App entscheidest, solltest du überlegen, welche Strategie du für die Bestandsverwaltung verfolgen möchtest. Zu den gängigen Ansätzen gehören:
1. Just-in-time-(JIT-)Management
Das JIT-Bestandsmanagement ist eine Strategie, bei der Waren nur bei Bedarf bestellt werden, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Dadurch wird der Bestand, der vorrätig gehalten werden muss, reduziert, was Kosten senkt und den Lageraufwand minimiert. Allerdings kann ein JIT-System bei unerwartet hoher Nachfrage oder unvorhergesehenen Änderungen in der Lieferkette an seine Grenzen stoßen.
2. Großbestellungen
Im Gegensatz zum JIT-Ansatz bedeutet das Großbestellen, dass Waren in großen Mengen bestellt und im Lager aufbewahrt werden, um zukünftige Bestellungen zu erfüllen. Diese Methode kann Kosten sparen, da große Mengen an Waren auf einmal transportiert werden können, wodurch die Transportkosten pro Einheit sinken. Sie birgt jedoch auch das Risiko von Überbestellungen und überschüssigen Beständen.
3. Permanente und periodische Strategien
Im Gegensatz zum JIT-Ansatz aktualisieren permanente Inventarsoftware ihre Daten kontinuierlich und bieten so Einblicke in Echtzeit. Diese Systeme sind in der Regel teurer und erfordern mehr Benutzerinteraktion. Periodische Bestandsverwaltungs-Apps hingegen katalogisieren Bestände innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Sie sind kostengünstiger, bieten jedoch oft weniger aktuelle Bestandsdaten.
Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen für jede Art von Bestandsverwaltungs-App. Die Software für JIT-Bestandsmanagement unterscheidet sich beispielsweise von der für Großbestellungen oder permanente und periodische Systeme. Obwohl es möglich ist, verschiedene Softwarelösungen zu kombinieren, ist dies nicht immer praktisch oder effizient, da Inkompatibilitäten auftreten können, die Integrationsprobleme verursachen.
Lesetipp: Wie du toten Bestand vermeiden kannst, erfährst du hier.
Wichtige Funktionen von Bestandsverwaltungs-Apps
Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Inventar-Programmen solltest du sorgfältig abwägen, welche Funktionen für dein Unternehmen wirklich notwendig sind. Einige Tools könnten für bestimmte Unternehmen überflüssig sein. Achte bei der Auswahl von Bestandsverwaltungs-Apps auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- E-Commerce-Integration: Für kleine und mittelständische Unternehmen, die sowohl Online- als auch stationären Handel betreiben, ist eine Bestandsverwaltungs-App, die sich nahtlos in verschiedene Back-End-Systeme wie Buchhaltungssoftware integrieren lässt, unerlässlich. Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit.
- Automatische Nachbestellung: Die Automatisierung des Nachbestellprozesses – in der Regel sobald der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt – ist ein wesentlicher Vorteil von Bestandsverwaltungs-Apps. Sie hilft, Verzögerungen durch Bestandsengpässe zu vermeiden, und verschafft dir Zeit, dich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Fortgeschrittene Systeme können historische Verkaufsdaten nutzen, um vorherzusagen, wann Nachbestellungen erforderlich sind.
- POS-Integration: Bestandsverwaltungs-App bietet fortschrittliche Integration mit modernen POS-Systemen. Das bedeutet, dass beim Verkauf eines Produkts – online oder im Geschäft – die Software automatisch den Bestand aktualisiert und aktuelle sowie historische Verkaufsdaten nachverfolgt.
- Präzise Katalogisierung: Das Hauptziel eines Bestandsmanagement-Systems ist es, genaue und aktuelle Informationen über die Anzahl der vorrätigen Artikel bereitzustellen. Unabhängig davon, ob Daten über Radiofrequenz-Identifikation (RFID), Barcodes oder manuell erfasst werden, sollte die Software diese zuverlässig speichern. Außerdem sollte sie detaillierte Artikelinformationen wie Seriennummern, Farben oder Größen katalogisieren und diese für eine einfache Suche schnell zugänglich machen.
In diesem Video (auf Englisch) geben wir weitere Tipps für dein Bestandsmanagement:
8 beliebte Programme für Bestandsmanagement
Es gibt Dutzende von Bestandsmanagement-Programmen. Hier sind fünf Optionen für E-Commerce-Unternehmer:innen, die jeweils unterschiedliche Stärken haben, um verschiedenen Geschäftsarten gerecht zu werden.
1. Shopify
Wenn du die Shopify-Plattform nutzt, kannst du die integrierten Funktionen für das Bestandsmanagement nutzen, die bereits in der monatlichen Gebühr enthalten sind. Im Bereich „Bestand“ von Shopify kannst du die Bestandsverfolgung einrichten, deinen Bestand einsehen und Bestandsmengen anpassen. Zudem kannst du die Historie von Bestandsanpassungen für Produkte und Varianten, die von Shopify verfolgt werden, einsehen. Im Bereich „Berichte“ von Shopify kannst du Änderungen an Bestandsmengen analysieren. Wenn du direkte Benachrichtigungen über niedrige Bestände benötigst, kannst du eine Inventar-Alarm-App aus dem Shopify App Store installieren.
2. Prediko
Prediko unterstützt dich dabei, deine Bestände vorausschauend zu planen. Die App informiert dich automatisch über drohende Out-of-Stock-Situationen, gibt Empfehlungen für Nachbestellungen und stellt umfangreiche Bestandsberichte bereit. Mithilfe von KI erstellt Prediko außerdem Absatzprognosen auf Produkt- und Kategorie-Ebene und erleichtert die Verwaltung von Bestellungen bei Lieferant.
Preis: Prediko startet bei 119 US-Dollar pro Monat für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 500.000 US-Dollar.
3. Katana
Katana bündelt Kund:innen, aktuelle Lagerbestände und Bestellungen bei Lieferant in einem zentralen Dashboard. Zusätzlich lässt sich die Lösung mit Buchhaltungsprogrammen wie QuickBooks verbinden. So kannst du beispielsweise nachvollziehen, wie sich Bestellvolumen und Rentabilität entwickeln.
Preis: Der Starter-Tarif für kleine Unternehmen mit einem Lagerstandort kostet 199 US-Dollar pro Monat. Für mehrere Lager oder Barcode-Scanning wird der Standard-Tarif für 399 US-Dollar pro Monat angeboten.
4. Thrive
Thrive eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Filialen oder Verkaufskanälen. Die Bestandsverwaltungssoftware lässt sich unter anderem mit Shopify und verschiedenen Kassensystemen verbinden. Barcode-Scanning und automatische Nachbestellungen vereinfachen die Bestandskontrolle, während die Reporting-Funktionen Einblicke in Nachfrage und Rentabilität liefern.
Preis: Das Standard-Paket für bis zu zwei Standorte und 3.000 Transaktionen pro Monat kostet 99 US-Dollar pro Monat. Die Tarife Professional und Elite für größere Unternehmen kosten 249 beziehungsweise 499 US-Dollar pro Monat.
5. Syncio
Syncio wurde für Händler:innen entwickelt, die mehrere Onlineshops auf Shopify oder WooCommerce verwalten. Bestände, Produktbeschreibungen, Preise und weitere Produktinformationen lassen sich in Echtzeit zwischen den Shops synchronisieren. Auch Bestellungen, Fulfillment-Prozesse und Warnungen bei niedrigen Beständen können automatisiert werden.
Preis: Syncio ist für bis zu 25 Produkte kostenlos. Der Starter-Tarif für bis zu 100 Produkte kostet 19 US-Dollar pro Monat, der Traction-Tarif für bis zu 500 Produkte 29 US-Dollar und der Growth-Tarif für bis zu 1.000 Produkte 39 US-Dollar pro Monat.
6. Odoo Inventory
Odoo Inventory ist Teil des modular aufgebauten Open-Source-ERP-Systems Odoo und bietet eine äußerst flexible Lösung für das Bestandsmanagement. Die Software richtet sich an Unternehmen jeder Größe und überzeugt durch Funktionen wie automatisierte Nachbestellungen, Echtzeit-Bestandsverfolgung, Multi-Warehouse-Management und Barcode-Scanning. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration mit anderen Odoo-Modulen – etwa für Einkauf, Verkauf, Buchhaltung oder CRM. Dadurch entsteht eine ganzheitliche Unternehmenslösung, die mit dem Betrieb skalierbar wächst. Für Einsteiger:innen gibt es eine kostenlose Community-Version, während die Enterprise-Variante zusätzliche Features und Support bietet.
7. Square for Retail
Square for Retail ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Lösung für Einzelhändler:innen, die sowohl online als auch stationär verkaufen. Neben einem integrierten Kassensystem bietet Square umfangreiche Bestandsfunktionen, darunter Echtzeit-Inventarverfolgung, automatische Benachrichtigungen bei geringen Lagerbeständen und Lieferantenmanagement. Dank der tiefen Integration mit der Zahlungsabwicklung und E-Commerce-Tools von Square können Händler:innen alle Geschäftsprozesse zentral steuern. Die intuitive Bedienoberfläche macht die Software besonders attraktiv für kleinere Läden, die ohne große Einarbeitung professionelles Lager- und Verkaufsmanagement betreiben möchten.
8. Boxstorm
Boxstorm ist eine vollständig cloudbasierte Bestandsverwaltungs-App, die direkt im Browser läuft – ganz ohne Installation. Entwickelt von den Machern der bekannten Software Fishbowl, richtet sich Boxstorm an kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine einfache, aber leistungsstarke Lösung suchen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen Lagerortverwaltung, Artikelverfolgung, QR- und Barcode-Scanning sowie Multi-User-Unterstützung. Die kostenlose Version deckt viele Grundfunktionen ab und eignet sich hervorragend für den Einstieg. Wer mehr benötigt, kann auf kostenpflichtige Upgrades mit erweiterten Features zugreifen. Durch die einfache Bedienung und den modularen Aufbau ist Boxstorm eine ideale Lösung für wachsende Unternehmen mit digitalen Ambitionen.
Welche Bestandsverwaltungs-App passt zu deinem Unternehmen?
Welche App am besten passt, hängt vor allem von der Größe und Komplexität deines Shops ab. Für kleinere Shops mit einem überschaubaren Sortiment und wenigen Standorten können die integrierten Funktionen von Shopify bereits ausreichen.
Verkaufst du hingegen über mehrere Kanäle oder Shops, sind Lösungen zur automatischen Bestandssynchronisierung besonders interessant. Bei größeren Sortimenten können Funktionen für Bestandsprognosen und automatische Nachbestellungen helfen, Überbestände und Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden.
Unternehmen mit eigener Produktion benötigen wiederum andere Funktionen als reine Handelsunternehmen – beispielsweise Materialplanung oder die Verwaltung von Produktionsprozessen. Wenn dein Fokus auf Lagerabläufen liegt, können Features wie Barcode-Scanning, Inventuren und Pick-and-Pack-Prozesse entscheidend sein.
Vergleiche daher nicht nur den Preis der Apps, sondern vor allem, welche Funktionen du tatsächlich benötigst und ob sich die Lösung mit deinen bestehenden Verkaufskanälen und Prozessen verbinden lässt.
Fazit
Die Wahl der richtigen Bestandsverwaltungs-App kann entscheidend dazu beitragen, Abläufe in Unternehmen effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Eine präzise Inventarerfassung bildet dabei die Grundlage für fundierte Entscheidungen in Einkauf, Logistik und Vertrieb. Ob Just-in-Time-Strategie, Großbestellungen oder permanente und periodische Ansätze – die Auswahl einer passenden Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens ab. Mit Tools wie Shopify, Prediko oder Katana steht eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, die sich an unterschiedliche Geschäftsmodelle und Budgets anpassen lassen. Auch spezialisierte Inventarmanager bieten wertvolle Unterstützung bei der systematischen Inventarerfassung – besonders in wachsenden Betrieben mit komplexen Lagerstrukturen. Letztlich sollte die gewählte Lösung sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen flexibel abdecken können.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.
