Какво е QuickBooks? Версии и приложения

За всеки бизнес прецизното финансово управление е от ключово значение за рентабилността. Ако се питате какво е QuickBooks, това е счетоводен софтуер, който помага на собствениците на малки предприятия да управляват различни финансови задачи – от проследяване на приходите и разходите до изготвяне на отчети. 

Независимо дали сте едноличен търговец, или утвърден предприемач, QuickBooks може да ви помогне да управлявате бизнеса си с по-голяма ефективност и финансова яснота.

Какво представлява QuickBooks?

QuickBooks е софтуер за бизнес счетоводство, разработен и предлаган на пазара от Intuit.

Продуктите на QuickBooks са насочени основно към малкия и среден бизнес и предлагат както локално инсталирано, така и облачно счетоводство. Този счетоводен софтуер автоматизира множество задачи, като проследяване на приходите и разходите, фактуриране на клиенти и счетоводно отчитане на заплатите.

QuickBooks предлага множество предимства за бизнеса, сред които:

• Автоматизирано въвеждане на данни и банково съгласуване
• По-малко ръчно въвеждане и намален риск от човешка грешка във финансовите записи
• Финансова яснота с данни в реално време и отчети за финансовото състояние
• Опростена подготовка на данъци с организирани финансови записи и автоматична данъчна категоризация
• По-добро управление на паричния поток чрез инструменти за фактуриране на клиенти, проследяване на сметки и обработка на плащания

Как работи QuickBooks?

• Фактуриране
• Проследяване на сметки
• Управление на заплатите
• Управление на разходите
• Финансово отчитане и бюджетиране
• Управление на продажбите и данъка върху продажбите

QuickBooks позволява на бизнеса да въвежда и категоризира финансовите си трансакции. Софтуерът може да се свързва с поддържани бизнес банкови сметки и кредитни карти, за да импортира трансакциите автоматично. Ако вашата банка не се поддържа, можете да качвате трансакциите ръчно чрез банков файл. За облачните версии е необходима интернет връзка за пълна функционалност, макар че някои функции на мобилното приложение работят и офлайн.

Фактуриране

Бизнесите може да използват QuickBooks, за да създават, изпращат и проследяват фактури.

Можете да персонализирате шаблоните за фактури с вашето лого и цветовете на марката, да изпращате фактури по имейл или чрез SMS съобщения и да настроите повтарящи се фактури за редовни клиенти. 

QuickBooks Payments не се предлага на фирми, регистрирани в България. В зависимост от използваната интеграция можете да приемате плащания чрез външна платежна услуга като PayPal или да добавите във фактурата своите банкови данни, включително IBAN и BIC.  Преди да изберете приложение, проверете дали то поддържа вашата версия на QuickBooks и избрания платежен метод.

Бележка за България: QuickBooks не замества необходимия фискален, счетоводен или ТРЗ софтуер. Преди да го използвате за продажби в България, консултирайте се със счетоводител или доставчик на фискален софтуер, за да спазите приложимите изисквания.

Пример: Когато клиент направи покупка, можете да генерирате и изпратите фактура чрез QuickBooks. Клиентът може да преведе сумата по посочения във фактурата IBAN или да използва външна платежна услуга, ако сте добавили съвместима интеграция.

Проследяване на сметки

Проследяването на сметки в QuickBooks помага на собствениците на бизнес да следят отблизо своите задължения към доставчици, да плащат сметките навреме и да избягват такси за забавяне.

Можете да въвеждате фактури от доставчици (ръчно или чрез прикачване на документ), да задавате падежи, да начислявате съответните ДДС ставки и да проследявате състоянието на плащанията. Платформата ви позволява също така да регистрирате частични плащания, да въвеждате повтарящи се сметки и да категоризирате бизнес разходите си за нуждите на управленското счетоводство.

Бележка: Реализирането на самия паричен превод към доставчика се извършва през вашето онлайн банкиране, след което плащането се отбелязва в QuickBooks – ръчно или автоматично при банкова синхронизация).

Пример: Ако сте търговец на дребно и получите фактура от доставчик на едро, я въвеждате в QuickBooks с нейния падеж и ДДС стойност. След като наредите превода през банковото си приложение, отбелязвате сметката като платена в QuickBooks. Това ви осигурява преглед в реално време на изходящите парични потоци и текущите задължения. 

Управление на заплатите

QuickBooks Online Payroll – директна интеграция с QuickBooks Online, опростява процеса на изплащане на заплати на служителите. Софтуерът изчислява възнагражденията, удръжките и данъците върху заплатите, генерира фишове за заплати и дори може да обработва директни депозити за служителите

Вграденият модул обаче не поддържа специфичните български законови изисквания, данъчни ставки и осигурителни прагове, поради което не е наличен за България. Ако ползвате QuickBooks и искате да управлявате обработката на заплати съгласно българското законодателство, трябва да прибегнете до хибриден модел.

Изчисляването на възнагражденията, социалните и здравните осигуровки, както и генерирането на фишове и декларации за НАП (Декларация образец 1 и 6) се извършва чрез специализиран български ТРЗ софтуер.

В QuickBooks Online се счетоводяват обобщените разходи за заплати и осигуровки (чрез счетоводни справки / Journal Entries) или се използват външни интеграционни приложения. За проследяване на изработените часове на служителите и графика може да се използва функционалността QuickBooks Time, която се интегрира с основната система.

Пример: Всеки месец вашият счетоводител изчислява заплатите и осигуровките на служителите в българска ТРЗ програма и нарежда плащанията през онлайн банкирането. След това крайната сума на разходите за възнаграждения и дължимите данъци/осигуровки се записва в QuickBooks Online чрез месечна счетоводна операция. По този начин финансовите ви отчети в QuickBooks отразяват пълната картина на разходите за персонал.

Управление на разходите

QuickBooks ви позволява да проследявате и категоризирате всички данни, свързани с разходите ви, независимо дали чрез свързани бизнес банкови сметки, сметки за бизнес кредитни карти, или ръчно въвеждане. Тази функция за управление на разходите е от ключово значение за разбирането на моделите на харчене, откриването на области за спестяване на разходи и максимизирането на данъчните облекчения. Функцията за заснемане на разписки в мобилното приложение на QuickBooks улеснява снимането на разписки в движение.

Пример: Качвате банковите си извлечения в QuickBooks (чрез CSV файл от вашето онлайн банкиране или чрез директна интеграция, ако ползвате платформи като напр.Revolut). Трансакциите за маркетингови разходи, хостинг на уебсайт и такси се импортират и категоризират автоматично според зададени от вас правила. Това ви дава пълна видимост върху паричния поток и улеснява подготовката на данъчните отчети. Допълнително, чрез мобилното приложение можете да заснемете с телефона си касова бележка за бърз разход, а QuickBooks автоматично ще я прикрепи към съответната трансакция като дигитален запис.

Финансово отчитане и бюджетиране

Intuit QuickBooks предлага персонализируеми финансови отчети, включително отчети за печалбите и загубите (P&L), счетоводни баланси и отчети за паричния поток. Тези отчети предоставят ценна аналитична информация за финансовите резултати и ключовите показатели за ефективност на бизнеса, което ви помага да вземате решения въз основа на данни. Много от версиите включват и инструменти за бюджетиране, които помагат за планирането и прогнозирането на паричния поток. Освен това можете лесно да споделяте отчети със счетоводни специалисти директно от софтуера.

Пример: Да предположим, че редовно генерирате P&L отчет в QuickBooks. Този отчет показва приходите и бизнес разходите през определен период. Информацията ви позволява да откриете най-печелившите продуктови линии и да коригирате стратегията си за рекламиране на бизнеса, като се възползвате от вградените инструменти за бюджетиране. 

Бележка: Генерираните P&L и Balance Sheet отчети следват международните счетоводни стандарти (с категории като Income, COGS, Expenses) и служат за вътрешнофирмено (управленско) отчитане. Те не заместват официалните бланки на ОПР и Баланс, изисквани от НАП и НСИ.

Управление на продажбите и данъка върху продажбите

За бизнесите, които продават стоки, QuickBooks помага да се проследяват продажбите и автоматично изчислява данъка върху продажбите в зависимост от различните юрисдикции. Софтуерът може да се свърже с платформи за електронна търговия, за да синхронизира автоматично данните за продажбите, което значително улеснява внасянето на данъка върху продажбите. Ако продавате в чужбина, той ви помага да управлявате и множество валути.

Потребителите на Shopify могат да синхронизират данните си за продажбите с QuickBooks с помощта на приложения като QuickBooks Sync, като автоматизират счетоводството си и гарантират, че данните са точни.

Пример: Ако управлявате онлайн магазин в България и продавате и доставяте стоки в други държави от Европейския съюз, QuickBooks (в комбинация с вашата e-commerce платформа) автоматично начислява съответната ДДС ставка според държавата на купувача. .

Версиите на QuickBooks с обяснение

• QuickBooks Online
• QuickBooks Solopreneur
• QuickBooks Desktop Enterprise
• Други продукти на QuickBooks

Различните версии на QuickBooks са съобразени с разнообразни бизнес дейности и нужди, като всяка има собствен набор от функции и цени. Добра идея е да разговаряте с търговски представител или да се консултирате с официалния уебсайт на QuickBooks за най-актуалните оферти и предложения. Можете също да се възползвате от безплатен 30-дневен пробен период, за да прецените дали софтуерът е подходящ за вас.

QuickBooks Online

QuickBooks Online е облачната онлайн версия, която предлага достъп от всяко устройство с интернет връзка. Тя обикновено се предпочита от малкия и среден бизнес и от тези, които трябва да управляват финансите си дистанционно. Потребителите на QuickBooks Online се възползват от автоматични актуализации и облачно архивиране на всички данни. Приложението QuickBooks Online разширява функционалността и до вашия мобилен телефон.

Функции: Автоматично синхронизиране на банкови сметки и сметки за кредитни карти, фактуриране, управление на разходите, персонализируеми отчети, заснемане на разписки, проследяване на пробег, интеграция с множество приложения на трети страни, достъп за няколко потребители (броят варира според плана) и опции за QuickBooks Online Payroll. Софтуерът поддържа проследяване на рентабилността на проектите и управление на инвентарните наличности в по-високите нива.

Цени: QuickBooks Online предлага избор от четири плана (често с отстъпка в цената за първите месеци), чиито цени зависят от наличните функции.

• Simple Start. 21 евро на месец. Идеален за един потребител, с фокус върху проследяване на приходите и разходите, фактуриране и основни отчети.
• Essentials. 31 евро на месец. Включва функциите на Simple Start плюс повтарящи се фактури, проследяване на времето (интеграция с QuickBooks Time) и до трима потребители.
• Plus. 45 евро на месец. Включва функциите на Essentials плюс проследяване на инвентарни наличности, рентабилност на проектите и до петима потребители.
• Advanced. 75 евро на месец. Включва функциите на Plus, подобрено отчитане, групово фактуриране, персонализиран контрол на достъпа и до 25 потребители, заедно със специализирана поддръжка.

QuickBooks Solopreneur

Известен преди като QuickBooks Self-Employed, QuickBooks Solopreneur е предназначен за фрийлансъри, независими изпълнители и еднолични търговци. Той е полезен за тези, които трябва да разделят бизнес разходите от личните и да опростят подготовката на данъци (особено Schedule C).

Функции: Автоматична категоризация на бизнес и лични трансакции, проследяване на пробег, заснемане на разписки, основно фактуриране, управление на разходите идруги..

Цени: Неговата стандартна цена е $20 на месец (често с промоция от $10/месец за първите 3 месеца). Предназначен е за един собственик на бизнес.

Бележка: Планът QuickBooks Solopreneur е предназначен основно за американския пазар (с функции за данъчни декларации Schedule C и TurboTax интеграция). 

Ако се намирате в България, за вас са подходящи плановете на Intuit за глобалния пазар, които представихме по-горе: Simple Start, Essential, Plus и Advanced.

QuickBooks Desktop Enterprise

QuickBooks Desktop Enterprise се инсталира директно на компютър, за да се използва без интернет връзка. Той се предпочита от бизнеси със сложни нужди по отношение на инвентарните наличности или специфични за сферата изисквания. Работи с месечна абонаментна такса, фактурирана годишно.

Функции: Разширени или подпомогнати заплати (в зависимост от нивото), проследяване на инвентарни наличности, облачен достъп срещу допълнителна такса, онлайн съхранение на архивни данни, достъп за няколко потребители (броят варира според нивото), премиум поддръжка и обучение, както и работни процеси за одобрение на сметки и поръчки за покупка.

Цени: QuickBooks Desktop Enterprise предлага плановете Gold, Platinum и Diamond, чиито цени зависят от избраните функции и броя на потребителите. 

Бележка: QuickBooks Desktop Enterprise е предназначен основно за бизнеси, опериращи в САЩ и Канада.

Вградените в Enterprise плановете модули за заплати (Payroll), данъчно отчитане и директни банкови връзки са проектирани за американската законодателна система и не могат да се ползват за българския пазар.

Ако се намирате в България, за вас са подходящи облачните планове на QuickBooks Online (Simple Start, Essentials, Plus, Advanced).

Други продукти на QuickBooks

Едно от предимствата на използването на QuickBooks е достъпът до неговите интеграции, които включват плащане на сметки и проследяване на времето. Някои от тях, като QuickBooks Payroll и QuickBooks Time, са директни интеграции, вградени в софтуера. Другите продукти на QuickBooks включват:

• QuickBooks Live. Дава на потребителите достъп при поискване до екип от сертифицирани счетоводители, които могат да помогнат с настройката на сметки и счетоводството, и ви предоставя информацията, необходима за подаване на данъците ви върху доходите.
• QuickBooks Payroll. Опростява процеса на изплащане на заплати на служителите с функции за изчисляване на възнаграждения, данъци и удръжки, както и директен депозит и автоматизирано подаване на данъци.
• QuickBooks Time. Бизнесите могат да проследяват точно часовете за заплати, фактуриране и калкулиране на разходите по проекти. Налични са също функции за мобилно проследяване на времето, GPS проследяване и опростено управление на графиците за работно време.
• QuickBooks Bill Pay. Оптимизира процеса на плащане на доставчици и проследяване на разходите, като предлага възможност за планиране на плащания, проследяване на одобрения и актуализиране на счетоводните ви записи.
• QuickBooks Payments. QuickBooks Payments ви позволява да приемате плащания, включително с кредитни карти и банкови преводи, директно в QuickBooks. Това опростява банковото равнение.
• QuickBooks Money. Предлага опростено решение за бизнес банкиране, създадено за малкия бизнес, което съчетава банкиране, плащания и аналитична информация за паричния поток.
• QuickBooks Checking. Интегрира бизнес банкова сметка с QuickBooks и предлага функции като мигновени депозити и информация за паричния поток. 
• QuickBooks Capital. Предоставя заеми за малък бизнес и предлага гъвкав начин за бизнесите да получат финансиране въз основа на своите данни в QuickBooks, без да се налага да попълват обширна документация.
  

Бележка: Имайте предвид, че от посочените допълнителни продукти единствено QuickBooks Time може да се използва за българския пазар (за проследяване на работното време), докато всички останали услуги (като Payments, Bill Pay, Payroll, Live, Checking и Capital) към момента са ексклузивни за САЩ и не са достъпни в България.